Ordine dei Farmacisti della Provincia di Mantova
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REGOLAMENTO PER IL TRATTAMENTO DEI DATI SENSIBILI 
E GIUDIZIARI IN ATTUAZIONE DEL D.Lgs. 196/2003.

Il Consiglio Direttivo

Premesso che :

- gli articoli 20, comma 2, e 21, comma 2, del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 ("Codice in materia di protezione dei dati personali") stabiliscono che nei casi in cui una disposizione di legge specifichi la finalità di rilevante interesse pubblico, ma non i tipi di dati sensibili e giudiziari trattabili ed i tipi di operazioni su questi eseguibili, il trattamento è consentito solo in riferimento a quei tipi di dati e di operazioni identificati e resi pubblici a cura dei soggetti che ne effettuano il trattamento, in relazione alle specifiche finalità perseguite nei singoli casi;

- il medesimo articolo 20, comma 2, prevede che detta identificazione debba essere effettuata nel rispetto dei principi di cui all'articolo 22 del citato Codice, in particolare, assicurando che i soggetti pubblici:

a) trattino i soli dati sensibili e giudiziari indispensabili per le relative attività istituzionali che non possono essere adempiute, caso per caso, mediante il trattamento di dati anonimi o di dati personali di natura diversa;

b) raccolgano detti dati, di regola, presso l'interessato;

c) verifichino periodicamente l'esattezza, l'aggiornamento dei dati sensibili e giudiziari, nonché la loro pertinenza, completezza, non eccedenza ed indispensabilità rispetto alle finalità perseguite nei singoli casi;

d) trattino i dati sensibili e giudiziari contenuti in elenchi, registri o banche di dati, tenuti con l'ausilio di strumenti elettronici, con tecniche di cifratura o mediante l'utilizzazione di codici identificativi o di altre soluzioni che li rendano temporaneamente inintelligibili anche a chi è autorizzato ad accedervi;

e) conservino i dati idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale separatamente da altri dati personali trattati per finalità che non richiedono il loro utilizzo;

            - sempre ai sensi del citato articolo 20, comma 2, detta identificazione deve avvenire con atto di natura regolamentare adottato in conformità al parere espresso dal Garante, ai sensi dell'articolo 154, comma 1, lettera g);

            - l'articolo 20, comma 4, del Codice, prevede che l'identificazione di cui sopra venga aggiornata e integrata periodicamente;

Viste le restanti disposizioni del Codice;

Considerato che possono spiegare effetti maggiormente significativi per l'interessato le operazioni svolte, in particolare, pressoché interamente mediante siti web, o volte a definire in forma completamente automatizzata profili o personalità di interessati, le interconnessioni e i raffronti tra banche di dati gestite da diversi titolari, oppure con altre informazioni sensibili e giudiziarie detenute dal medesimo titolare del trattamento, nonché la comunicazione e la diffusione;

Ritenuto         necessario indicare analiticamente nelle schede allegate, con riferimento alle predette operazioni che possono spiegare effetti maggiormente significativi per l’interessato, quelle effettuate dall’Ordine ed in particolare le operazioni di  comunicazione a terzi e di raffronto;

Ritenuto altresì di indicare sinteticamente anche le operazioni ordinarie che l’Ordine deve necessariamente svolgere per perseguire le finalità di rilevante interesse pubblico individuate per legge (operazioni di raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione, modificazione, selezione, estrazione, utilizzo, blocco, cancellazione e distruzione);

Considerato che per quanto concerne tutti i trattamenti di cui al presente regolamento è stato verificato il rispetto dei principi e delle garanzie previste dall'articolo 22 del Codice, con particolare riferimento alla pertinenza, non eccedenza e indispensabilità dei dati sensibili e giudiziari utilizzati rispetto alle finalità perseguite; all'indispensabilità delle predette operazioni per il perseguimento delle finalità di rilevante interesse pubblico individuate per legge, nonché all'esistenza di fonti normative idonee a rendere lecite le medesime operazioni o, ove richiesta, all'indicazione scritta dei motivi;

Visto il provvedimento generale del Garante della protezione dei dati personali del 30 giugno 2005 (pubblicato in G.U. n. 170 del 23 luglio 2005);

Vista l’autorizzazione generale del Garante per la protezione dei dati personali n. 7/05 relativa al trattamento dei dati a carattere giudiziario;

Acquisito        in data 28 febbraio 2007 il parere del Garante per la protezione dei dati personali ai sensi dell’articolo 154, comma 1, lettera g), del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196;

Considerata la necessità di dare a detto regolamento la più ampia diffusione nell'ambito della categoria attraverso la pubblicazione anche nel sito Internet dell’Ordine;

Rilevato che il presente atto non comporta impegno di spesa e, pertanto, non ha rilevanza sotto il profilo contabile, eccezion fatta delle spese eventualmente sostenute per la sua diffusione.

Delibera

di adottare il seguente regolamento per il trattamento dei dati sensibili e giudiziari ai sensi del Codice in materia di protezione dei dati personali:

 REGOLAMENTO PER IL TRATTAMENTO DEI DATI SENSIBILI E GIUDIZIARI IN ATTUAZIONE DEL D.Lgs. 196/2003.

Art. 1

Oggetto del Regolamento

Il presente regolamento è adottato in attuazione del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 (Codice in materia di protezione dei dati personali) e identifica le tipologie di dati sensibili e giudiziari e di operazioni indispensabili all’Ordine per perseguire le finalità di rilevante interesse pubblico espressamente individuate dalla legge.

 Art. 2

Individuazione dei tipi di dati e di operazioni eseguibili

In attuazione delle disposizioni di cui agli articoli 20, comma 2, e 21, comma 2, del D.Lgs.30 giugno 2003, n.196, gli allegati che formano parte integrante del presente Regolamento, contraddistinti dai numeri da 1 a 6, identificano i tipi di dati sensibili e giudiziari per cui è consentito il relativo trattamento, nonché le operazioni eseguibili in riferimento alle specifiche finalità di rilevante interesse pubblico perseguite nei singoli casi ed espressamente elencate nel  D. Lgs. 196/2003.

I dati sensibili e giudiziari individuati dal presente Regolamento sono trattati previa verifica della loro pertinenza, completezza ed indispensabilità rispetto alle finalità perseguite nei singoli casi.

Le operazioni di raffronto e comunicazione individuate nel presente Regolamento sono ammesse soltanto se indispensabili allo svolgimento degli obblighi o compiti di volta in volta indicati, per il perseguimento delle rilevanti finalità di interesse pubblico specificate e nel rispetto delle disposizioni in materia di protezione dei dati personali, nonché degli altri limiti stabiliti dalla legge e dai regolamenti.

I raffronti effettuati utilizzando banche di dati di diversi titolari del trattamento sono ammessi esclusivamente previa verifica della loro stretta indispensabilità nei singoli casi e nel rispetto dei limiti e con le modalità stabiliti dalle disposizioni legislative che li prevedono.

Sono inutilizzabili i dati trattati in violazione della disciplina rilevante in materia di trattamento dei dati personali (articoli 11 e 22, comma 5, del D. Lgs. 196/2003). 

Art. 3

Riferimenti normativi

Al  fine  di  una  maggiore   semplificazione   e   leggibilità   del   presente   regolamento,  le disposizioni di legge,  citate nella parte descrittiva delle  “fonti  normative”  delle  schede,  si intendono come recanti le successive modifiche e integrazioni.

Art. 4

Articolazione del Regolamento

Il presente Regolamento individua i tipi di dati trattati e le operazioni eseguite dall’Ordine, seguendo l’elenco della seguente tabella:

N° allegato

Denominazione del trattamento

1

Attività relativa alle iscrizioni agli albi

2

Attività relativa al procedimento disciplinare

3

Attività relativa ai benefici assistenziali e previdenziali a favore degli iscritti e loro familiari

4

Attività conciliativa

5

Gestione del contenzioso – attività relative alla consulenza giuridica, nonché al patrocinio e alla difesa in sede giudiziaria e stragiudiziale dell’Ordine

6

Gestione del rapporto di lavoro del personale impiegato a vario titolo presso l’Ordine ivi compreso il riconoscimento di benefici

 Art.5

Norma di chiusura

Il presente Regolamento entra in vigore il giorno stesso della sua approvazione e, a norma dell’articolo 20 D.Lgs. 196/2003, comma 4, è aggiornato ed integrato periodicamente, adottando adeguate forme di pubblicità

Milano, 03 luglio 2007

IL SEGRETARIO               IL PRESIDENTE

(Dr. Monica Orlandi)          (Dr. Franco Silvestri


ALLEGATO  1

Denominazione del trattamento

Attività relativa alle iscrizioni agli albi.

Fonte normativa

DLCPS 13 settembre 1946, n. 233 ; DPR 5 aprile 1950, n. 221; Legge 1066/1940; Codice penale; Codice di procedura penale.

Finalità di rilevante interesse pubblico perseguite dal trattamento

Iscrizioni, variazioni, cancellazioni e sospensioni dall’albo professionale (articoli 68, comma 2, lettera g e 71 del decreto legislativo n. 196/2003).

Tipi di dati trattati

 Operazioni eseguite

 Modalità di trattamento dei dati 

Trattamento “ordinario” dei dati

Raffronti di dati:

Comunicazione:

Sintetica descrizione del trattamento e del flusso informativo

L’Ordine tratta dati di natura giudiziaria e dati idonei a rivelare le convinzioni politiche e religiose nonché l’origine etnica, ove indispensabili per la gestione e la tenuta degli albi. In particolare i dati idonei a rilevare i dati relativi alle convinzioni politiche, religiose e di origine etnica possono venire in rilievo dalla documentazione prodotta dai profughi o rimpatriati per motivi politici che richiedono l’iscrizione agli albi professionali.

I dati sensibili concernenti la vita sessuale possono venire in rilievo soltanto in relazione ad una eventuale rettificazione di attribuzione di sesso, al fine di rettifica da parte dell’Ordine dei dati contenuti per legge nell’albo professionale. I dati giudiziari rilevanti nella gestione e tenuta dell’albo vengono acquisiti successivamente alla presentazione delle domande di iscrizione agli albi e vengono poi esaminati e aggiornati al fine di verificare i requisiti richiesti. I dati giudiziari possono rilevare ai fini della cancellazione dell’iscritto dall’albo e ai fini dell’adozione dei provvedimenti disciplinari da parte dell’Ordine o sanzioni penali da parte dell’Autorità giudiziaria che si ripercuotono sull’attività di gestione e tenuta dell’albo da parte dell’Ordine.

Si effettuano raffronti in particolare con l’Autorità giudiziaria relativamente a quanto dichiarato dall’interessato con riferimento al possesso dei requisiti di onorabilità e moralità.

In caso di trasferimento dell’iscrizione, i dati dell’iscritto contenuti nel Certificato del Casellario giudiziale sono comunicati all’Ordine di destinazione.

In caso di ricorso avverso il diniego di iscrizione o la cancellazione, i dati giudiziali connessi alla perdita dei requisiti di moralità e onorabilità sono comunicati alla Commissione Centrale per gli esercenti le professioni sanitarie presso il Ministero della Salute.


ALLEGATO  2

Denominazione del trattamento

Attività relativa al procedimento disciplinare.

Fonte normativa

DLCPS 13 settembre 1946, n. 233; DPR 5 aprile 1950, n. 221; Legge 1066/40; Codice penale; Codice di procedura penale.

Finalità di rilevante interesse pubblico perseguite dal trattamento

Esercizio del potere disciplinare e applicazione delle relative eventuali sanzioni disciplinari d’ufficio, anche a seguito di esposti e segnalazioni nei confronti dell’iscritto o su richiesta del Procuratore della Repubblica o del Ministro della Salute. Applicazione delle misure cautelari nei casi previsti dalla legge (articoli 67 e 71 del decreto legislativo n. 196/2003).

Tipi di dati trattati

 Operazioni eseguite  

Modalità di trattamento dei dati

Trattamento “ordinario” dei dati

Particolari forme di elaborazione

ٱ  Raffronti di dati:

 Comunicazione ai seguenti soggetti per le seguenti finalità:

 Sintetica descrizione del trattamento e del flusso informativo

L’Ordine tratta i dati giudiziari degli iscritti agli Albi e quelli sulla salute dei soggetti interessati dagli esposti e dalle segnalazioni ove indispensabili al fine dell’esercizio del potere disciplinare e dell’applicazione di misure cautelari. Comunica tali dati all’Autorità giudiziaria e alla Commissione Centrale per gli esercenti le professioni sanitarie in caso di ricorso.

A tal fine, l’Ordine può acquisire dagli Uffici giudiziari informazioni relative a procedimenti penali in corso, a misure cautelari e a condanne penali eventualmente irrogate.

Lo stato di salute dell’iscritto può rilevare inoltre in caso di ricovero in ospedale psichiatrico giudiziale.


ALLEGATO  3

Denominazione del trattamento

Attività relativa ai benefici assistenziali e previdenziali a favore degli iscritti e loro familiari.

Fonte normativa

DLCPS 13 settembre 1946, n.233 ; Regolamenti dell’Ordine.

Finalità di rilevante interesse pubblico perseguite dal trattamento

Corrispondere benefici economici e altri emolumenti (articolo 68, comma 2, lett. g) del decreto legislativo n. 196/2003). Applicazione della disciplina in materia previdenziale e assistenziale(art.112, comma 2, lett. f) d.Lgs 196/03).

Tipi di dati trattati

Operazioni eseguite  

Modalità di trattamento dei dati

Trattamento “ordinario” dei dati

Raccolta:

Particolari forme di elaborazione 

Comunicazione ai seguenti soggetti per le seguenti finalità:

Sintetica descrizione del trattamento e del flusso informativo

I dati sullo stato di salute vengono acquisiti a seguito della richiesta dei benefici previsti dalla legge presentata dall’interessato o dai loro familiari. Per il riconoscimento di inabilità temporanea assoluta all’esercizio professionale, per l’invalidità assoluta permanente e per la concessione di prestazioni assistenziali l’Ordine raccoglie presso gli interessati i dati sullo stato di salute degli iscritti e dei familiari. I dati sono trattati dall’Ordine, in particolare, per quanto riguarda la verifica del possesso dei requisiti che danno diritto al beneficio. I dati medesimi sono comunicati all’Ente erogatore.


ALLEGATO  4

Denominazione del trattamento

Attività conciliativa.

Fonte normativa

DLCPS 13 settembre 1946, n. 233.

Finalità di rilevante interesse pubblico perseguite dal trattamento

Attività di tutela (articolo 71 decreto legislativo 196/2003).

Tipi di dati trattati

Operazioni eseguite 

Modalità di trattamento dei dati

Trattamento “ordinario” dei dati

Sintetica descrizione del trattamento e del flusso informativo

L’Ordine tratta i dati sanitari e giudiziari nei limiti dell’effettiva indispensabilità, di cui venga a conoscenza nell’esercizio dell’attività conciliativa. In particolare dati sanitari si riferiscono ai pazienti e possono desumersi dal tipo di prestazione professionale erogata dall’iscritto laddove ci sia in atto una controversia. I dati giudiziari possono altresì venire in rilievo dalla documentazione prodotta dalle parti in causa in relazione a vicende o denuncie che rilevano anche sul piano penale.


ALLEGATO  5

Denominazione del trattamento

Gestione del contenzioso – attività relative alla consulenza giuridica, nonché al patrocinio ed alla difesa in  sede giudiziaria e stragiudiziale  dell’Ordine.

Fonte normativa

Codice penale, Codice civile, Codice di procedura civile, Codice di procedura penale, leggi sulla giustizia, decreto legislativo 30 marzo 2001 n. 165, CCNL del Comparto degli Enti pubblici non economici.

Finalità di rilevante interesse pubblico perseguite dal trattamento

Finalità volte a fare valere il diritto di difesa in sede amministrativa e/o giudiziaria (art. 71 d.lgs. 196/2003).

Finalità relative alla gestione del rapporto di lavoro (art.112 d.lgs.196/2003).

Tipi di dati trattati

 Operazioni eseguite

Modalità di trattamento dei dati

Trattamento “ordinario” dei dati

Particolari forme di elaborazione

ٱ  Raffronti di dati:

 Comunicazione ai seguenti soggetti per le seguenti finalità:

Sintetica descrizione del trattamento e del flusso informativo

Il trattamento dei dati sensibili e giudiziari dell’interessato ed, eventualmente, anche di informazioni sulla salute relative ai familiari di quest’ultimo è effettuato in relazione ad ogni fattispecie che può dar luogo ad un contenzioso. Tali dati sono trattati nell’ambito di pareri resi all’Amministrazione così come nell’ambito di scritti difensivi prodotti in giudizio e nelle sentenze anche in materia di rapporti di lavoro. Il trattamento dei dati sensibili e giudiziari è effettuato nella misura in cui ciò sia indispensabile per fornire ai difensori e all’Autorità giudiziaria gli elementi necessari per la tutela degli interessi della difesa in sede giudiziaria e stragiudiziale ovvero per istruire la pratica relativa ad un ricorso straordinario al Capo dello Stato. Dietro richiesta dell’Autorità giudiziaria possono essere forniti dati sensibili e giudiziari di cui siano in possesso l’Ordine.


ALLEGATO  6 

Denominazione del trattamento

Gestione del rapporto di lavoro del personale impiegato a vario titolo presso l’Ordine ivi compreso il riconoscimento di benefici.

Fonte normativa

Codice Civile; L. 20.05.1970, n. 300; d.lgs. 30.03.2001, n. 165; legge 12.03.1999, n. 68 ; D.P.R. 29.10.2001, n. 461; L. 08.03.2000, n. 53 ; D.P.R. 20.10.1998, n. 428; d.lgs. 19.09.1994, n. 626; L. 07.02.1990, n. 19 ; d.lgs. 26.03.2001, n. 151; L. 05.02.1987, n. 49; L. 5.2.1992, n. 104; d.lgs. 30.07.1999, n. 286; L. 14.02.2003, n. 30; L. 11.05.2004, n. 126; L. 24.12.1986, n. 958; L. 06.03.2001, n. 64; D.P.R. 28.12.2000, n. 445; D.P.R. 30.06.1965, n. 1124; L.336/70 CCNL del Comparto degli Enti pubblici non economici; Contratti collettivi integrativi di ogni singolo ente.

Finalità di rilevante interesse pubblico perseguite dal trattamento

Instaurazione e gestione dei rapporti di lavoro dipendente di qualunque tipo, dipendente o autonomo, anche a tempo parziale o temporaneo, e di altre forme di impiego che non comportano la costituzione di un rapporto di lavoro subordinato (art. 112, d.lgs. 196/2003) nonché concessioni di benefici economici, agevolazioni, elargizioni, altri emolumenti (art. 68, d. lgs n. 196/2003).

Tipi di dati trattati

 Operazioni eseguite

Modalità di trattamento dei dati 

Trattamento “ordinario” dei dati

Particolari forme di elaborazione

ٱ  Raffronti di dati:

 Comunicazione ai seguenti soggetti per le seguenti finalità:


Sintetica descrizione del trattamento e del flusso informativo

Il trattamento concerne i dati indispensabili all'instaurazione ed alla gestione del rapporto di lavoro, a qualunque titolo (comprese le forme di lavoro flessibile, le co.co.co. e le consulenze), a partire dai procedimenti concorsuali o altre procedure di selezione. Le informazioni sulla vita sessuale possono desumersi unicamente in caso di rettificazione di attribuzione di sesso. I dati sono oggetto di trattamento presso l’Ordine, per quanto riguarda la gestione dell'orario di servizio, le certificazioni di malattie ed altri giustificativi delle assenze. I dati sulle convinzioni religiose  possono rendersi necessari per la concessione di permessi per festività la cui fruizione è connessa all'appartenenza a determinate confessioni religiose. I dati idonei a rilevare le opinioni politiche e sindacali possono rendersi necessari per esigenze connesse al riconoscimento di permessi e aspettative. I dati relativi alle convinzioni filosofiche e di altro genere possono venire in rilievo dalla documentazione connessa all’espletamento del servizio militare come obbiettore di coscienza ( dati di archivio). I dati idonei a rilevare l’origine etnica possono avere rilevanza ai fini della concessione di benefici previsti dalla legge in favore di ex combattenti e assimilati. I dati idonei a rilevare l’adesione a sindacati possono rivelarsi necessari per gli adempimenti connessi al versamento delle quote di iscrizione o all’esercizio dei diritti sindacali I dati pervengono su iniziativa dei dipendenti e/o su comunicazione di terzi (Autorità giudiziaria, ASL, medico competente per accertamenti di cui al d.lgs. 626/94, Istituti di previdenza e assicurativi), anche previa richiesta da parte dell’ente. Possono essere raccolti anche dati sulla salute relativi ai familiari del dipendente nei soli casi previsti dalla legge per la concessioni dei benefici previsti. I dati sono conservati sia in forma cartacea che informatizzata e vengono trattati ai fini dell'applicazione dei vari istituti contrattuali e di legge (gestione giuridica, economica, previdenziale, pensionistica e assistenziale). Vengono effettuati raffronti con amministrazioni e gestori di pubblici servizi: tale tipo di operazioni è finalizzato esclusivamente all'accertamento d'ufficio di stati, qualità e fatti ovvero al controllo sulle dichiarazioni sostitutive ai sensi dell'art. 43 del D.P.R. n. 445/2000.

Oltre ai casi sopra indicati i dati sullo stato di salute vengono acquisiti anche attraverso richieste presentate dall'interessato e/o da terzi. In caso di invalidità assoluta e permanente, l'interessato viene collocato in pensione e i dati sulla salute indispensabili all’espletamento delle pratiche pensionistiche vengono trasmessi all’ente previdenziale di riferimento. Il verbale dell'organo di consulenza medico-legale viene quindi trasmesso al comitato di verifica delle cause di servizio che esprime un parere definitivo sulla dipendenza dell'infermità o lesione da causa di servizio. Il riconoscimento di invalidità contratta per causa di servizio ha valore di accertamento definitivo per le richieste di equo indennizzo e di pensione privilegiata. In caso di richiesta di pensione privilegiata, i dati vengono trasmessi agli enti previdenziali di riferimento per l'erogazione del trattamento pensionistico.

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